Certains professionnels peuvent se plaindre de la place que prennent leurs archives papier. Mais savent-ils qu’ils pourraient trouver une solution à cela en faisant appel aux bonnes personnes ?
Désarchivage : de quoi parle-t-on ?
On parle de désarchivage pour décrire une prestation généralement réalisée par une entreprise d’archivage et qui consiste à supprimer des archives dont la durée légale de conservation est passée.
La durée de cette conservation est en effet induite par la nature même des documents. Ainsi, certains d’entre eux peuvent être supprimés au bout de deux ans, alors que pour d’autres il faut attendre…plusieurs décennies.
Il est évident qu’en l’absence de connaissances précises à ce sujet, une erreur est toujours possible et que cela peut avoir des conséquences.
En effet, la loi oblige les entreprises à conserver leurs archives car elles peuvent être demandées lors d’un contrôle notamment par l’administration fiscale et servir de preuve en faveur de l’entreprise (ou non) dans le cas d’une situation litigieuse qui l’opposerait à un client ou un fournisseur, par exemple.
En l’absence de ce document, car perdu ou supprimé, l’entreprise pourrait être tenue coupable de ce dont on l’accuse et les conséquences pourraient être importantes, notamment financièrement.
Pour autant, les archives obsolètes et donc inutiles peuvent prendre au fil des années beaucoup de place. En outre, quand on n’a pas pris le temps de tout classer et ranger, l’accumulation de tous ces documents peut décourager. Il n’est pas nécessaire de se charger soi-même de cette corvée qui peut être externalisée. Les professionnels ainsi missionnés ne jetteront rien : ils supprimeront. Et pour les entreprises, cela change tout.
Comment mettre en place le désarchivage ?
Est-ce que tous les documents doivent être supprimés. Il s’agit d’une bonne question et la réponse est non. Certains documents peuvent être recyclés ; ce qui participe à une démarche écologique que l’entreprise pourra relayer et mettre en valeur pour montrer les actions vertes et durables qu’elle met en place.
Pour autant, ceux contenant des données sensibles ou tout simplement personnelles ne pourront pas être recyclés. Il est préférable de les supprimer et ce, pour éviter tout risque d’exploitation. On a tendance à penser qu’un document déchiré ou même mis en fines bandelettes n’est plus utilisable. Mais il existe des moyens de reconstituer ces papiers pour lire ce qui est inscrit dessus et en tirer parti. Aucune entreprise ne souhaite prendre ce risque et c’est la raison pour laquelle il est préférable de faire confiance à une société d’archivage.
Cette dernière peut être contactée pour réaliser un tri et un récolement des archives. Toutes celles qui peuvent être supprimées ou recyclées le seront. Les autres seront dûment supprimées. Celles qui restent feront l’objet d’un classement si cela n’était pas déjà fait et on peut même demander aux sociétés d’archivage de s’occuper de la numérisation de ces papiers pour en avoir un exemplaire numérique.
Si la suppression visait particulièrement à gagner de la place, il est utile de préciser que certaines sociétés d’archivage prennent le parti d’entreposer les archives papier des clients qui le leur demandent, dans des endroits spécifiques pour leur offrir de bonnes conditions de conservation.
Le chef d’entreprise peut récupérer n’importe quelle information et n’importe quel papier sur simple demande car il en reste toujours propriétaire. Pour le reste, il gagne de la place qu’il peut dédier à une autre utilisation. Cela peut être pour aménager un bureau pour un nouveau collaborateur, repenser l’espace de travail de ses salariés ou encore investir dans une nouvelle machine qui va lui permettre de créer d’autres produits ou doubler sa cadence de production.
